Mes visi pasikliaujame tiesioginiu susirašinėjimu el. Paštu ir užtikriname, kad mūsų „Amazon“ paketas iš tikrųjų yra kelyje. Bet saugu sakyti, kad nepaisant visų pagirtinų privilegijų, jūsų el. Pašto dėžutė gali greitai virsti jūsų egzistavimo banga. Netvarkingos pašto dėžutės vaizdas yra tiesioginis stresas beveik visiems.

Reguliarus el. Pašto tikrinimas yra kasdieninė užduotis, kurios neįmanoma išvengti, ir kad ir kaip kruopščiai spragtumėte „atsakyti į visus“, valdyti el. Pašto dėžutę lengviau nei padaryti. Ir jei esate mažiau stropus - kaip ir jūs, esate labiau linkęs leisti savo laiškai kaupiasi be adresų - tikėtina, kad nėra gautų laiškų organizavimo (ir nerimas dėl skolų el. Paštu) turinčių įtakos jūsų produktyvumui daugiau nei supranti. Laimei, yra išeitis iš chaotiškos dėžutės skylės. Siekdami geriau valdyti nepaklusnius gautuosius, pasitelkėme našumo profesionalus, leidžiančius taupyti laiką (skaityti: gelbstintį) el. Pašto tvarkymo įsilaužimus, kurie mus gerokai priartins prie, atrodytų, sunkiai suvokiamo „Inbox Zero“.

SUSIJĘS : 6 bendri visi efektyvaus darbo el. Laiškai

Susiję daiktai

1 Vienu metu tikrinkite el. Paštą tik 15 minučių

Anot produktyvumo eksperto ir bendrovės įkūrėjo „Inkwell Press“ , Tonya Dalton, galite padidinti savo produktyvumą, trumpai tikrindami el. 15 minučių pliūpsniai . „Nustebtumėte, kiek el. Laiškų galite perskaityti ir į juos atsakyti per trumpą laiką, kai patikrinsite gautuosius paketais“, - sako ji. 'Svarbiausia yra nustatyti laikmatį, kad žinotumėte, kada baigsis 15 minučių ir kada laikas pereiti prie kito darbo.'

kaip valyti monetas nepažeidžiant

du Suplanuokite el. Laiškų laiko blokus

Lygiai taip pat įpraskite suplanuoti nurodytus laiko blokus (15-os minučių trukmės) vien tik el. Pašto tikrinimui. Nuolatinis el. Laiškų skaitymas, kai jie patenka į jūsų gautuosius, galiausiai trukdo produktyvumui. Profesijoms, kuriose nuolatinis bendravimas yra gyvybiškai svarbus, tvarkaraščio nustatymas gali būti nerealus. Bet jei ilgai ir sunkiai pažvelgsite į savo darbą, galite pastebėti, kad galima nustatyti el. Pašto skaitymo laiką, tarkim, kas 60 ar 90 minučių. Nustatykite įspėjimus kalendoriuje, kol nesate įpratę. Jei kažkas tikrai turi jus susisiekti, jis jums vėl atsiųs el. Laišką, siųsti tiesioginį pranešimą arba skambinkite. Jei telefone nerandate el. Laiškų, pažymėkite tuos, kuriuos turite sekti, kaip neskaitytus, kad nepamirštumėte atsakyti vėliau.

SUSIJĘS: Pamiršk laiko valdymą— Dėmesio Valdymas yra geresnis kelias į produktyvumą

3 Tikslingai naudokite aplanką Juodraščiai

Neleiskite, kad jūsų el. Pašto dėžutė taptų darbų sąrašu, kurį atliekate iš viršaus į apačią “, - sako žurnalistas ir perkamiausias knygos autorius Charlesas Duhiggas. Protingesnis, greitesnis, geresnis . Tai blogiausias įmanomų darbų sąrašas, nes pažodžiui kiekvienas gali jį papildyti.

Sukurkite savo el. Pašto darbų sąrašą atidarydami tik tuos, kuriems reikia jūsų dėmesio. Ieškokite svarbių el. Laiškų, į kuriuos reikia nedelsiant atsakyti (pvz., Dėl prioritetinių projektų ar iš viršininko). ir atidarykite tik tuos pranešimus - arba paspauskite atsakymą. Kompiuteryje laikykite atidarytą atsakymo langą arba palikite laukiantį juodraštį juodraščių aplanke. Yra jūsų darbų sąrašas: šis atsakymų krūvelė. Naudokite nustatytą el. Pašto laiką, kad parašytumėte apgalvotus, įtaigius atsakymus, o ne bandykite išplėšti didesnį kiekį mažiau aktualių dalykų. Tokiu būdu jūsų tikslas gali būti tuščio juodraščių aplanko sukūrimas, o ne iš esmės tuščias gautųjų aplankas.

4 Gaukite el. Laiškus paketais

Jei negalite neatsisakyti kiekvieną kartą, kai girdite pingą, paprastas būdas valdyti pastovias el. Pašto užtvaras gautuosiuose (ir sutrukdyti trukdžius) yra naudoti tokį įrankį kaip „BatchedInbox“ „Gmail“ papildinys gali sutaupyti jus nuo nuolatinio blaškymosi. Jis sugrupuoja jūsų el. Laiškus ir siunčia juos bangomis, bet tik tiksliai jūsų pasirinktu laiku.

5 Negailestingai atsisakyti prenumeratos

Pašalinus nereikšmingus informacinius biuletenius ir pardavimo pranešimus, gali pasireikšti produktyvumo iliuzija, tačiau tas pats nepageidaujamas laiškas po savaitės po savaitės tik padidina el. Pašto neefektyvumą. „Pagal įstatymus visuose naujienlaiškiuose turi būti nuoroda į atsisakymą“, - sako Daltonas. „Skirkite laiko spustelėdami šią nuorodą ir pateikdami prašymą atsisakyti. Tai 10 sekundžių investicija, kuri atsipirks kaip švaresnė pašto dėžutė “.

geriausi plaukų produktai sidabriniams plaukams

Daltonas taip pat pažymi, kad norint atsikratyti pašto dėžutės netvarkos, nereikia prisiregistruoti gauti el. Pašto programos ar paslaugos prenumeratos. 'Daugelis tų programų iš tikrųjų parduoda jūsų el. Pašto adresą kitoms įmonėms, kad jie būtų toliau versle', - priduria ji.

SUSIJĘS: Kaip išvalyti telefoną

6 Įjunkite peržiūros funkciją

Naudokitės savo el. Pašto programos peržiūros funkcija, jei tokia yra (dauguma jų yra). Tai leis jums žvilgtelėti į kelias pirmąsias pranešimo eilutes atskirame lange, todėl jums nereikės jos visiškai atidaryti, kad galėtumėte ją perskaityti, ir jūs galite akimirksniu ištrinti šlamštą. (Premija: tai taip pat sumažina jūsų galimybes atidaryti pranešimą su pridėtu virusu.)

7 Palieskite El. Laiškai tik vieną kartą (ir naudokite penkis D)

Daltonas siūlo imtis veiksmų, kai tik atidarote pranešimą, atsižvelgdamas į 5 D: darykite, deleguokite, ištrinkite, atidėkite ir paskirkite. „Greitai atlikite el. Laiškus, kuriems atlikti reikia mažiau nei dviejų minučių, ir perduokite tuos, kuriems reikalingi veiksmai iš kito pusės“, - sako ji. Nedelsdami atšaukite prenumeratą ir ištrinkite pranešimus, kuriems nereikia jokių veiksmų, ir atidėkite tuos pranešimus, kuriems atlikti reikia daugiau nei dviejų minučių. Galiausiai, pateikite el. Laiškus, kuriuose yra svarbios informacijos, į atskirą aplanką, kad galėtumėte juos lengviau rasti ateityje.

dovanos 23 metų vaikinui

SUSIJĘS: 7 el. Pašto etiketo įsakymai turėtų būti vykdomi visiems

8 Aplankai yra jūsų draugas

Kai gautuosius naudojate kaip numatytąją saugyklą, jis greitai tampa skaitmeniniu šiukšlių stalčiumi, todėl sunku rasti tai, ko jums reikia, sako Peggy Duncan , asmeninio produktyvumo ekspertas Atlantoje. Galite rankiniu būdu rūšiuoti pranešimus į aplankus, bet dar geriau, galite nustatyti automatinius filtrus, kurie nukreipia pranešimus tiesiai į pageidaujamą aplanką. Pavyzdžiui, pranešimai iš „Facebook“ gali būti nukreipti tiesiai į „Social Media“ aplanką. Visi rinkodaros komandos pranešimai bus tiesiai į rinkodaros iniciatyvų failą. („Gmail“ tai daro automatiškai, tačiau galite nustatyti panašią sistemą su kitomis el. Pašto paslaugomis, pvz., „Microsoft Outlook“.) Kai visi vieno tipo el. Laiškai, pvz., Naujienlaiškiai, bus sugrupuoti į savo aplanką, galėsite pasirinkti visus ir ištrinti nepageidaujamus naudodami vienu paspaudimu. Raskite automatinį el. Pašto rūšiavimo nustatymą, kuris tinka jums ir jūsų užduotims, tada laikykitės jo.

9 Parengti konservuotą atsakymą

Jei gaunate kelis pranešimus, kuriuose pateikiamos panašios užklausos, Daltonas pataria išrašyti numatytąjį konservuotą atsakymą, kurį galite šiek tiek pakoreguoti ir pritaikyti kiekvienam el. Pašto atsakymui. „Išsaugokite numatytąjį atsakymą kaip vieną iš savo el. Pašto parašų, kad galėtumėte lengvai automatiškai užpildyti el. Laiškų turinį“, - sako ji. Genijus, tiesa? (Tiesiog nepamirškite keisti gavėjo ir aplinkybių.)

SUSIJĘS: Kaip iš tikrųjų padaryti daiktus, kol dirbate namuose

10 Norėdami rūšiuoti laiškus, sukurkite „Alias“ paskyrą

Daugelis el. Pašto platformų (įskaitant „Gmail“) leidžia jums sukurti slapyvardžių paskyras, kurios visos patenka į vieną gautuosius. „Aš sukūriau savo slapyvardžių sąskaitas, kad būtų galima kaupti į vieną aplanką“, - Dalton pasakoja apie taktiką, kurią taiko organizuodama sąskaitas ir kitus svarbius finansinius dokumentus. „Su šiais el. Laiškais nesusitvarkau iki penktadienio ryto, kai skiriu laiko susėsti ir susitvarkyti visus savo finansus.“

suimkite, jei nedėvite žalios spalvos

vienuolika Tiesiog. Negalima. Atsakyti.

Ten buvo pasakyta. Šis patarimas apima ne tik akivaizdžių nepageidaujamų laiškų nagrinėjimą - ir akivaizdu, kad mes nepritariame jūsų viršininko vaiduokliui. Mes kalbame apie tą jūsų kolegos pranešimą dviem darbastaliais. Duhiggas teigia, kad dažnai žmonės kelia klausimus, kai tikriausiai patys gali rasti atsakymus. Ir jei aš neatsakysiu, jie suras tuos atsakymus. Kaip įgyvendinti tokį mąstymą nesijaučiant nemandagiam? Labiau jaudindamiesi dėl savęs ir savo laiko nei kitų laiko (ah!). Mantra, kurią reikia praktikuoti: Nėra jokios priežasties, dėl kurios turėčiau atsakyti žmonėms vien dėl to, kad jie man rašo el.

12 Permąstykite „Inbox-Zero Dream“

Tai gali būti ne visiems tinkamas išminties perlas - daugeliui žmonių yra kažkas, kas intensyviai tenkina kiekvieną dieną baigiant ir pradedant švaria pašto dėžute. Bet jums galbūt šis lūkestis yra nerealus ir netgi šiek tiek uždusęs. Religiškai ištuštinti pašto dėžutę gali būti sąžiningas laiko švaistymas (o galbūt tikrai apie ką nors kita), sako Duhiggas. Paspaudimas „ištrinti“, „ištrinti“, „ištrinti“ gali būti patenkintas arba atrodo produktyvus, tačiau kam vargintis? Jis kelia klausimą: ar tai darote todėl, kad tai leidžia jums jaustis gerai, ar todėl, kad tai iš tikrųjų naudinga? Ir jei tai nėra naudinga, galbūt jums nereikia švarių gautųjų - o galbūt turėtumėte nustoti tai naudoti kaip sėkmės barometrą.

SUSIJĘS: 8 „Expert Digital Decluttering“ patarimai, kaip sumažinti ekrano laiką