KAIP RAŠYTI EFEKTYVIUS EL. LAIŠKUS DARBE TIKRA PAPRASTA

Jei kada nors gavote iš kolegos el. Laišką su pernelyg išsamiomis instrukcijomis, sujauktomis užklausomis ar būdu per daug nereikalingų gavėjų, jūs žinote apie efektyvaus bendravimo el. paštu svarbą darbe. El. Laiškai, siunčiami be organizacijos ar minties, iš tikrųjų gali trukdyti darbo eigai, paprastai erzinti žmones ir sukelti netinkamą bendravimą.

Taigi, kaip sukurti aiškų, veiksmingą el. Laišką, kuris užtikrintų tinkamą pusiausvyrą tarp išsamaus ir glausto; tas, kuris patenka į visas tinkamas temas visiems tinkamiems žmonėms? Pirmiausia turite žinoti, kada ką reikia siųsti el. Paštu, o ne tiesioginį pranešimą, asmeninis susitikimas arba skambutis . El. Laiškai idealiai tinka siųsti ilgesnius instrukcijų sąrašus, užsiregistruoti projekte ar dalytis failais. Bendravimas el. Paštu taip pat užtikrins rašytinį visų svarbių pokalbių, į kuriuos vėliau turėsite kreiptis, įrašus. Čia yra šeši dalykai, kuriuos visi efektyvūs el. Pašto rašytojai daro prieš paspausdami „siųsti“.

1. Padidinkite temos eilutę

Pirmiausia pirmiausia norėsite pritaikyti temos eilutę pagal pranešimą ir (arba) savo atsakymą. Ar rašote kam nors, kas praėjusią savaitę jums išsiuntė el. Laišką? Negalima traukti seno, nesusijusio pranešimo ir nepaspausti „atsakyti“ - jūsų gavėjas pamiršo, ką tiksliai jums parašė prieš savaitę. Padėkite orientuotis ir sudaryti atsakymą nauja tema, atspindinčia naują temą arba jūsų atsakymą į jų pranešimą (tarkime, pagrindinę informaciją apie naujausią mūsų klientę Jane Doe arba „Nuorodos į mūsų naujus namus Klivlande“), sako Peggy Duncan asmeninio produktyvumo ekspertas Atlantoje. Mažiau tikėtina, kad suklaidinsite gavėją, o jūsų pranešimą vėliau bus lengviau rasti.

kaip tinkamai supjaustyti svogūną

Antra, būk konkretus. Pavyzdžiui, čia yra bloga / neaiški temos eilutė: Personalo susirinkimas. Dabar čia geresnis: atneškite šį priedą iki 14 val. personalo susirinkimas. Įtraukdami duomenis, pvz., Reikalingą veiksmą ar išsamią informaciją apie vietą „kur ir kada“, padėsite gavėjui akimirksniu įvertinti jūsų žinutės svarbą, sako knygos autorė Marsha Egan. „Inbox Detox“ ir el. Pašto kompetencijos įprotis (20 USD; amazon.com ). Tai taip pat padės jiems nepamiršti atlikti reikiamą užduotį.

Nežinote, kokia tema turėtų būti? Pagalvokite apie raktinius žodžius, kuriuos naudotumėte, jei vėliau turėtumėte rasti el. Laišką, sako Nickas Morganas, autorius Ar tu mane girdi? Kaip susisiekti su žmonėmis virtualiame pasaulyje (11 USD; amazon.com ).

2. Pateikite išsamias instrukcijas

Parašytų nurodymų aiškumas gali padaryti arba sugadinti darbo el. Pašto efektyvumą. Jei priskiriate atitinkamas užduotis žmonių grupei, suskirstykite jas pagal asmenis ir naudokitės taškais, kad padėtumėte visiems tiksliai žinoti, ko jums konkrečiai reikia.

3. Kruopščiai pasirinkite gavėjus

Parašykite el. Laišką prieš pridėdami gavėjus, sako Vanessa Van Edwards, knygos autorė Patraukite sėkmės su žmonėmis mokslą (12 USD; amazon.com ). Tai padės ne tik išvengti baimingo atsitiktinio siuntimo, bet ir leisti pridėti gavėjus pagal el. Laiško turinį. Norite išvengti tų ilgų kelių asmenų el. Pašto tinklų? Jei jums reikia kelių žmonių, kurie ką nors pakomentuotų, pvz., Dokumentą, apsvarstykite galimybę sukurti bendrinamą failą (pvz., „Google“ dokumentą), kuriame visi galėtų siūlyti pakeitimus vienoje vietoje nesiųsdami tūkstančio el. Laiškų.

SUSIJĘS: Viskas, ką turėtumėte (ir neturėtumėte) įtraukti į elektroninį paštą

4. Iškirpkite išsekimo kalbą

Laiškus apie snafu, kurį reikia taisyti? Užuot skandavę poetinę informaciją apie tai, koks pasipriešinimas ar kieno kaltė, sutelkite dėmesį į reikalingi veiksmai išspręsti problemą. Pavyzdžiui, užuot sakęs: „Klientas turi problemų dėl mūsų pateikimo, ir ją bus sunku išspręsti“, pabandykite: „Aš norėčiau jūsų pagalbos taisant tai, ką klientas iškėlė mūsų skambučiui“. Tai padarys neigiamų atsiliepimų teikimas arba prašyti nemalonių užduočių el. paštu efektyviau.

5. Įtraukite atsakymo instrukcijas

Net kai jūsų el. Laiškas nereikalauja atsakymo (ateinančias dvi valandas būsiu pas gydytoją arba galite savo ataskaitą pateikti rytoj, o ne šiandien), daugelis žmonių jaučia pareigą tai patvirtinti Gerai arba Ačiū. Duokite šiems žmonėms lengvą išėjimą. Jei nenorite girdėti, pranešimo pabaigoje įrašykite „Nereikia atsakyti“, sako Duncanas. Tai taupo laiką abiem galais ir sustabdo nenaudingus el. Laiškus nuo netvarkos dėžutėse. Be to, nedvejodami rašykite „Ačiū“ iš anksto, kai kam nors užduodate klausimą. Tai sustabdys jus nuo pagundos išsiųsti vienos eilutės padėką, kai asmuo parašys atgal.

6. Negalima tapti pernelyg asmeniška

El. Laiškai skirti faktams, o ne jausmams, sako Eganas. Dėl to, kad skaitmeninėje korespondencijoje trūksta balso linksniavimo ir kūno kalbos, tam tikras nuotaikas - kaip jūs manote apie bendradarbį, ką galvojote apie savo kaimyno partiją - galima lengvai klaidingai interpretuoti. Jei norite iškelti opią (arba mažiau nei teigiamą) problemą, paskambinkite jiems.