Nesvarbu, ar jūsų susirašinėjimas yra asmeninis, ar ne profesinis, mes visi esame kalti, kad kartkartėmis padarėme el. Pašto faux pas. (Jei tik jūs galėtumėte ištrinti atmintį, kai persiuntėte tą netinkamą el. Laišką netinkamam asmeniui!) Kitą kartą, kai parengsite pranešimą masėms, vykdykite šiuos el. Pašto etiketo įsakymus, kad išvengtumėte griozdiško vertingo bendravimo sutrikimo.

SUSIJĘS: Viskas, ką turėtumėte (ir neturėtumėte) įtraukti į ne biure esantį el. Laišką

Susiję daiktai

1 Atsakykite visiems atsargiai

Neatsakykite visiems, nebent kiekvienas asmuo, esantis tame platinimo sąraše, turi žinoti, ką turite pasakyti, sako „Finesse Worldwide“ generalinė direktorė Aimee Symington. Ji siūlo peržiūrėti sąraše esančius vardus ir atsakyti tik tiems, kuriems iš tikrųjų reikia jūsų atsakymo. Tai gali reikšti atsakymą tik siuntėjui arba trims iš septynių gavėjų. Ir jei jūsų vadybininkas ar kolega nori būti nukopijuotas ant kažko, gerbkite jos prašymą.

Apgalvoti atsakymai gali sutaupyti laiko kitiems. Nesvarbu, ar tai būtų dėl verslo, ar dėl socialinių priežasčių, žmones pradės erzinti nereikšmingų el. Laiškų srautas, nes jie turi sustoti juos atidaryti, sako Teksaso protokolų mokyklos įkūrėja Diane Gottsman. Taigi, gerai pagalvokite prieš atsakydami visiems su „Nepavyksta“, kai kitą kartą būsite pakviesti papietauti.

du Niekada nepalikite tuščios temos eilutės

Gera temos eilutė padeda gavėjams teikti pirmenybę el. Paštu, sako Lizzie Post, „Awesome Etiquette“ tinklalaidės vedėja. Ką padarysi, nepalik tuščios. Kurdami temos eilutę, padarykite ją konkrečią ir glaustą, stebėkite rašybą ir gramatiką. Tai pirmas dalykas, kurį žmogus pastebi, sako Postas.

SUSIJĘS: Suorganizavote savo darbinį gyvenimą 5 paprastais žingsniais

Kadangi temos eilutė turėtų atspindėti el. Laiško turinį, ekspertai rekomenduoja temos eilutę atnaujinti pokalbio eigoje. Venkite temų eilučių, kurios gali sumenkinti el. Laiško skubumą (pagalvokite: greitas klausimas, nurodantis didelę darbo problemą) arba priversti ką nors praleisti pranešimą, kurį, jos manymu, ji jau perskaitė, aiškina Gottsmanas. Ji siūlo pradėti naują temą, jei el. Laiškas nukrypo per toli nuo pirminio pranešimo.

3 Greitai atsakykite

Nors ekspertai nesutaria dėl tinkamo atsakymo į el. Laiškus laiko, jie sutinka, kad beveik kiekvienas el. Laiškas nusipelno atsakymo. Jei pakaks paprasto atsakymo (supratau, ačiū arba skamba kaip geras planas), pabandykite atsakyti, kai tik perskaitote el. Laišką.

Kartais el. Laiškui reikės informacijos, kurios surinkimas gali užtrukti kelias dienas, tačiau tai nereiškia, kad jums leidžiama palikti žmones kabančius. Praneškite jiems, kad gavote jų el. Laišką, ir grįšite, kai galėsite, sako „Symington“.

Nepamirškite naudoti automatinio atsakymo pranešimo, jei keliaujate ar iš ofiso , priduria ji, todėl kiti žino, kad neturėtų tikėtis atsakymo.

4 Pirmyn atsargiai

Įsitikinkite, kad persiunčiate tinkamiems žmonėms dėl tinkamų priežasčių, sako „Post“. Prieš persiųsdami įvertinkite turinio jautrumą, įskaitant visus priedus, vardus ir kontaktinę informaciją visiems, susijusiems su pranešimu. Kai kurie žmonės norėtų, kad jų kontaktinė informacija išliktų privati. Jei gijoje yra per daug išsamių diskusijos taškų, pradėkite naują el. Laišką.

SUSIJĘS: Kaip elgtis 5 itin erzinančiose bendradarbių situacijose

5 Pasakykite kam nors, jei ji buvo nulaužta

Mes visi ten buvome. Įsivyrauja virusas ir, kol mes to nežinome, senelį šlamštome nuorodomis, kurios priverstų kiekvieną raudonuoti. Jei gausite tai, kas akivaizdžiai yra virusas, praneškite aukai, kuriai gali būti nesuprantama, kas vyksta. Tiesiog pasakykite: „Norėjau pranešti, kad tai vyksta“, - sako Symingtonas. Tai yra malonus dalykas.

6 Gerbkite el. Pašto meną

Jums rūpi asmeniškai padaryti gerą įspūdį, tad kodėl gi neužtikrinus to paties standarto savo el. Pašto asmenį? El. Paštas yra jūsų atspindys ir turėtų būti rašomas kaip raidė daugiau nei tekstas, tačiau vis tiek turint omenyje trumpumą, sako „Symington“. Patikrinkite rašybą, gramatiką ir skyrybos ženklus. Visi dangteliai rodo, kad šaukiate, o visos mažosios raidės reiškia, kad esate tingus. Per daug šriftų, spalvų ir veidukų gali erzinti, priduria ji.

Būkite draugiški, nebandydami persistengti su humoru. Klyskite atsargiai, net jei turite humoro jausmą, sako Gottsmanas. Tonas per dažnai maišomas el. Laiškuose, ir jūs nenorite išeiti kaip neprofesionalus, nes kažkas nesupranta jūsų pokšto.

7 Atminkite: vakarienės metu nėra el. Pašto

Tai yra vienas dalykas, jei jūs valgote atsitiktinai su kitu asmeniu (o dienos vakaras yra rytoj), bet vakarienės metu visiškai netikrinkite el. Pašto, sako Postas. Kalbant apie susitikimus biure, tai priklauso. Jei kolegos atneša telefonus ar nešiojamus kompiuterius į konferencijų sales, kad susitikimų metu galėtų pasiekti el. Paštą, tai tikriausiai gerai. Atminkite, kad įmonės kultūra turės skirtingą el. Pašto politiką, sako ji. Žinokite el. Pašto pobūdį savo darbe, kad būtumėte tinkami.