1 veiksmas: išmeskite patvirtintus kvitus ir bankomatų korteles

Beveik visus jūsų finansinius dokumentus galima suskirstyti į tris kategorijas: įrašai, kuriuos turite saugoti tik už kalendorinius metus ar mažiau, dokumentai, kuriuos turite saugoti septynerius metus (įprastas langas, per kurį gali būti tikrinama jūsų mokesčių deklaracija), ir popierius, kuriuos turėtumėte kabinti neribotą laiką.

Pavyzdžiui, ar tikrai reikia išsaugoti visus tuos bankomatų išėmimo kvitus? Ne. Kai patikrinsite informaciją, kuri rodoma jūsų internetinėje paskyroje arba mėnesio ataskaitoje, galite išmesti bankomato kortelę. Tas pats pasakytina apie indėlių lapelius ir kreditinių kortelių kvitus. Nelaikykite nedidelių pirkinių pardavimo kvitų po to, kai keletą kartų patenkinamai naudojote prekę arba nebegalioja garantija. Saugokite svarbiausių pirkimų kvitus (bet kokius daiktus, kurių pakeitimo kaina viršija jūsų namų savininkų ar nuomininkų draudimo išskaitą).

Netrukus po kalendorinių metų pabaigos tikriausiai galėsite išmesti (arba saugiau, susmulkinti) daugybę papildomų popierių, įskaitant jūsų darbo užmokesčio įmokas, mėnesines kredito kortelių ir hipotekos išrašus, komunalinius mokesčius (jei jie nėra reikalingos verslo atskaitymams) ir mėnesinių ar ketvirtinių brokerių ir investicinių fondų bendrovių praėjusių metų ataskaitas.

„Paprastai visų metų veikla yra išsamiai aprašyta jūsų paskutinėje metų pabaigos ataskaitoje, todėl visi kiti teiginiai yra nereikalingi“, - sako Edas Slottas, CPA Rokvilio centre, Niujorke. Pvz., Jūsų paskutinis darbo užmokesčio dydis ir W-2 forma dokumentuoja visus metų uždarbius, jei dirbate kam nors kitam; jei dirbate savarankiškai, tai jūsų 1099 formos daro tą patį. Panašiai sausio mėnesį dauguma investicinių bendrovių ir kai kurie kreditinių kortelių leidėjai išsiunčia išsamias ataskaitas. „Laikykite mėnesinius atnaujinimus, kol juos suderinsite su metų pabaigos suvestinėmis“, - sako Slottas.

2 žingsnis: laikykitės galutinių ataskaitų iki septynerių metų

Tačiau jūs turėsite laikyti šias galutines kredito kortelių ataskaitas kartu su savo W-2 ir 1099 bent trejus metus ir, pageidautina, septynerius. Vidaus pajamų tarnyba turi iki trejų metų nuo tos dienos, kai pateikiate mokesčių deklaraciją, kad patikrintų, ar joje nėra klaidų, ir per šešerius metus, kad atliktų auditą, jei yra priežasčių įtarti, kad jūsų bendrosios pajamos nebuvo nurodytos 25 ar daugiau procentų. (Nėra senaties termino tiems, kurie sąmoningai sukčiavo.) Iš tiesų, jūs turėsite saugoti visus dokumentus, kurie palaiko jūsų grąžinimą, kol tas audito langas bus uždarytas. Tarp papildomų dokumentų, kuriuos turėtumėte pasilikti: atšaukti visų atskaitytinų verslo išlaidų čekiai ir kvitai (pvz., Už pramogas, namų biuro įrangą ir profesinius mokesčius), įmokos į pensiją, aukos labdarai, vaiko priežiūros sąskaitos, ne kišenės medicinos išlaidos, alimentai, hipotekos palūkanos ir turto mokesčio mokėjimai.

Jei sąmoningai nepateikėte melagingos deklaracijos, galite išmesti šiuos patvirtinamuosius dokumentus po trejų ar septynerių metų, atsižvelgdami į tai, kokia paprasta jūsų mokesčių padėtis.

Tačiau neišmeskite faktinių mokesčių deklaracijų ar savo investicinių sąskaitų metų pabaigos santraukų, net jei audito tikimybė išnyko. Šie dokumentai neužima daug vietos ir gali būti labai naudingi būsimam finansiniam planavimui.

Draudimo tikslais taip pat norėsite pasilikti pagrindinių pirkimų kvitus ir kvitus, rodančius, kiek jūs neribotą laiką sumokėjote už namų tobulinimą, kad patenkintumėte potencialius pirkėjus ir sumažintumėte galimus kapitalo prieaugio mokesčius, kai parduodate savo namus. Svarbu saugoti patvirtinimo lapelius, kuriuose nurodomi naudos gavėjų nurodymai ir akcijų, investicinių fondų ir visų kitų jūsų turimų investicijų pirkimo kaina; laikykitės šių įrašų neribotą laiką, nes kažkada, pasak Slotto, „jūs arba jūsų įpėdiniai turės tiksliai žinoti, kiek sumokėjote, kad nustatytumėte pelną iš savo investicijų mokesčių tikslais“.

3 žingsnis: duokite savo popieriams namus

Puiku, jei turite atsarginį kambarį ar kampą, kurį galite nurodyti kaip vietą, kur tvarkote dokumentus. jei ne, tiks stalčius, spintelė ar spinta, kurioje galėsite laikyti sąskaitas ir einamuosius įrašus, esančius šalia stalo, ant kurio galite rašyti čekius. Kalbant apie medžiagas, jums bus naudingi aplankai ar manilos vokai, kurie bus naudingi popieriui paduoti, kaip ir dokumentų spintelė ar kartoninė dėžutė įrašams laikyti.

Laikykite savo testamentą, gimimo ir santuokos liudijimus, draudimo polisus, turto dokumentus ir kitus nuolatinius įrašus saugioje, bet prieinamoje vietoje šalia kitų savo finansinių dokumentų, kad jūs ir jūsų įpėdiniai visada prireikus galėtumėte greitai juos pasiekti. .

4 žingsnis: būkite sistemingi

Turėkite viso popieriaus apdorojimo planą. Pasirinkite vietą, kur įdėsite sąskaitas, pvz., Manilos voką, stalčių ar plastikinį dėžutę ar rūšiavimo ―, ir meskite į kiekvieną voką, kai jis pateks į paštą. Tada atsisėdę mokėti sąskaitų turėsite visus reikalingus dokumentus vienoje vietoje.

Dabar raktas: sumokėję sąskaitą ar patikrinę išrašą, nedelsdami paduokite. „Jūsų tikslas turėtų būti kuo mažiau kartų paliesti popieriaus lapą, o ne maišyti jį iš krūvos į krūvą“, - sako Paula Boyer Kennedy, finansų planuotoja Mineapolio „Ernst & Young“ biure. „Kai susimokėsite, vėl įsidėsite sąskaitą į stalčių, ji susiras draugų, jie susiporuos ir pagimdys palikuonis. Greitai jūs turėsite tikrą kraiką “.

Vėlgi, viskas, ko jums reikia, yra labai elementari registravimo sistema. Paprasčiausias metodas yra mesti viską, kas susiję su mokesčiais, į vieną indą, kai tik jūs tai padarysite: tiks stalčius, dokumentų spintelė, popierinė akordeono byla ar net batų dėžutė. Tokiu būdu, kai būsite pasirengę užpildyti mokesčių deklaraciją, turėsite po ranka visus reikalingus dokumentus. Arba iš pradžių galite sukurti šiek tiek labiau organizuotą sistemą su atskirais failų aplankais pagrindinėms jūsų gyvenimo kategorijoms. Pvz., Galite pažymėti aplankus pagal sąskaitos tipą (kredito kortelių ataskaitos, tarpininkavimo ataskaitos, sąskaitos už komunalines paslaugas ir kt.) Arba pagal mokesčių kategoriją (atskaitytinos verslo išlaidos, labdaros įmokos ir pan.) Arba pagal finansinį tikslą ( būstas, pensijos, kolegijos fondas ir kt.). Iš pradžių tai gali užtrukti daugiau laiko, tačiau ilgainiui tai sutaupys laiko.

5 veiksmas: spręskite atsilikimą

Kai turėsite įdiegtą sistemą, vis tiek turėsite susitvarkyti su visais jau sukauptais poliais. Užuot pradėję didžiulę pertvarką, pradėkite rūšiuoti mažą kaminą vienu metu. Galite skirti pusvalandį per dieną, kad galėtumėte persijoti senus dokumentus, galbūt žiūrėdami naujienas ar klausydamiesi muzikos.

Nustebsite, kuo skiriasi maža organizacija. „Žmonės nesuvokia, kiek jie moka dėl to, kad jų finansiniai dokumentai yra netvarkingi - vėluojantis kredito kortelės mokestis čia, prarastas mokesčių atskaitymas“, - sako profesionali organizatorė Sinsinatis Stephanie Denton. Tačiau dar didesnė gali būti ilgalaikė psichinė ir finansinė nauda. Kai susitvarkysite, „galite sutelkti savo psichinę energiją į tikrai svarbius dalykus, pvz., Savo investicijas ir finansinius tikslus“, - sako Terry Savage, knygos „Autorius“ autorius. Laukinė tiesa apie pinigus ( amazon.com ). 'Tvarkydami savo finansinius dokumentus, ramiai mokate didelius dividendus'.